交付決定前にやってはいけない10選：発注・契約・支払いはなぜNG？補助金を1円も損しないための全知識
はじめに：採択された今が、補助金で「最も失敗しやすい」時期です
採択の通知が来ると、つい「もう動ける」と思いがちです。けれど交付決定前の発注や契約は、補助対象外の引き金になり得ます。本記事は未着手、急ぎ、やってしまった各ケース別に安全な手続きへ導きます。
なぜ「採択」後すぐ動くとアウト？交付決定の本当の意味
結論から言うと、採択は評価の通過であり、交付決定は事業を開始してよい公式な許可です。この間に着手すると、対象期間外として補助されない可能性が高まります。だからこそ順番と日付の整合が最重要になります。
採択と交付決定の違い（合格通知と許可証は別物）
事実として、採択は「採択された計画は良い」という評価で、交付決定は「この手続き条件で実施してよい」という決定です。一般的見解として、補助金は公正性の観点から、交付決定前の支出や発注を原則認めません。
たとえば「採択されたので発注して良いですよね？」と業者に言われても、最終的に責任を負うのは申請者側です。ふと不安になったら、まず交付決定通知の有無を確認しましょう。
補助対象期間とは？（1日でもフライングすると全額自己負担のワケ）
補助対象期間は、補助対象となる事業の実施や支払いが認められる期間です。手続き上は、交付決定日より前の発注、契約、支払いが混ざると、日付の整合が崩れます。
反論として「一部だけ早く動いた分だけ対象外で済むのでは？」もありますが、ケースにより扱いが変わるため危険です。まずは自社の対象経費がどこから発生したかを、書類と記録で確定させるのが先決でしょう。
「発注」扱いは想像より広い：現場で多いグレー境界を線引き
発注は発注書だけではありません。メールで「この内容でお願いします」と意思表示したり、ECで注文ボタンを押したり、無料トライアル開始で利用ログが残るだけでも、着手とみなされることがあります。安全に進めるには線引きを言語化します。
口頭・メール・LINEでの意思表示も発注扱い？
現場で多いのは「口頭だから大丈夫」「契約書がないからセーフ」という誤解です。実のところ、意思表示と取引の実態がそろうと、発注や契約と同等に見なされるリスクがあります。
具体例として、見積に「OKです。進めてください」と返信したメールが残るケース。これが発注の証拠と解釈される可能性があります。対策は単純で、交付決定前は合意を未確定に保ち、検討中の文言に統一します。
ECの注文ボタンやサブスク無料トライアル開始の罠
ECは注文確定の画面、サブスクはアカウント発行とログイン履歴が残ります。こうしたデジタル記録は、後から隠しにくいのが特徴です。
「無料だから支払いはない」という反論もありますが、利用開始が着手とみなされるケースがあります。やるなら交付決定後に開始し、開始日と通知日を合わせて管理すると安心です。
保存版：交付決定前にやってはいけないNG行為10選
ここでは自己点検できるよう、検討から運用までを時系列で10個に整理します。各項目は、なぜNGか、どこに証拠が残るか、どう回避するかをセットで示します。読んだ直後に判断できる形に落とし込みます。
1 見積に「この内容で進めてください」と返信する
理由は、発注の意思表示が明確に残るからです。証拠はメール返信やチャット履歴。回避策は「仕様の確認中です」「交付決定後に正式依頼します」と書くことです。
2 契約書に署名・押印する
契約締結日は強い証拠になります。日付が交付決定前だと整合が崩れます。回避策は、契約書の締結自体を交付決定後にずらすことです。
3 注文書・発注書を先に送付する
形式書類は検査で最重要級です。送付日やPDF作成日も残る場合があります。回避策は、発注書のひな形作成までに留め、送付は交付決定後にします。
4 着手金・内金・予約金を振り込む
お金の動きは銀行記録で残り、取り消しが難しいです。回避策は、支払い条件の交渉と、交付決定後の支払いスケジュール再設計です。
5 クレジットカードで先に決済する
決済日は日付として残ります。引き落とし日ではなく決済日が問題になるケースがあるため要注意です。回避策は、交付決定後に決済する運用へ統一します。
6 ITツールのアカウント発行やログインをする
無料枠でも利用ログが残ります。証拠は管理画面の履歴やメール通知です。回避策は、アカウント作成自体を交付決定後に回すことです。
7 広告を設定し、意図せず配信開始する
広告管理画面には開始履歴が残ります。ついポチッと開始してしまうのが典型事故です。回避策は、広告素材の制作まではOK、配信は交付決定後に限定します。
8 WebサイトやLPを公開してしまう
公開日はアクセスログやアーカイブで追跡され得ます。回避策は、下書き状態で制作し、公開は交付決定後にします。
9 設備工事の着工や原材料の購入をする
写真、納品書、搬入記録など複数の書類で日付が揃ってしまいます。回避策は、工事日程を仮押さえに留め、着手は交付決定後に設定します。
10 値上げ・納期の圧力に負けて妥協する
焦りが判断を鈍らせます。回避策は、交付決定までにできる準備行為を最大化し、交付後すぐ動ける体制を整えることです。
なぜバレる？事務局が「日付の整合性」を徹底チェックするメカニズム
補助金の検査は、提出書類の内容だけでなく、日付の整合が取れているかを横断的に確認します。メール、振込、請求、納品、ログなどを突き合わせるため、どこか一つでも先行すると矛盾が出ます。ここが失敗の根本原因です。
検査官が見る3つの日付（契約日・発注日・支払日）
取得方法は、契約書、発注書、請求書、領収書や振込控の確認です。計算式は単純で、各日付が交付決定日より後かを並べて比較します。結果として一つでも前なら、対象外や減額のリスクが跳ね上がります。
具体例として、支払額200万円、補助率3分の2のケース。取得方法は支払総額と補助率の確認、計算式は200万円×3分の2、結果は約133万円が補助見込みです。これが丸ごと消える可能性がある、と考えるとゾクッとします。
デジタルデータ（メール・ログ・公開日）は隠しきれない
いまは紙よりデジタルの証拠が強い場面もあります。公開日、配信開始、ログイン履歴、送信時刻などが残りやすいからです。
「後から直せば良い」という反論は危険です。事後の改ざんは信用失墜に直結します。正攻法は、交付決定前は未実施を貫き、交付決定後に記録をそろえて進めることです。
どうしても急ぐときの現実解：待つ間にできる「代替アクション」
納期や値上げが迫ると、発注したくなる気持ちは自然です。それでも補助対象を守るなら、交付決定前は準備に振り切ります。仕様確定や相見積、稟議などは多くの制度で実務上必要です。焦りを段取りに変えるのがコツです。
交付決定前でも進めてよい準備行為（仕様確定・相見積・稟議）
事実として、見積取得や要件整理は申請や事業実施の精度を上げます。一般的見解として、実施や支払いに直結しない準備は許容されやすい傾向です。
具体的には、仕様書の確定、複数社見積、社内の決裁、スケジュール表の作成、証憑フォルダの設計が有効です。ここまで進めておけば、交付決定通知が来た瞬間に滑らかに着手できます。
業者に角を立てず「交付決定まで待ってもらう」伝え方フレーズ
言い方一つで関係が崩れません。たとえば次のように伝えます。
- 現在は補助金の交付決定待ちのため、正式な発注は通知後にします
- 仕様と金額は確定させたいので、見積と納期だけ先に詰めさせてください
- 交付決定後にすぐ契約できるよう、書類のひな形だけ用意します
対話風に言うなら「今は準備は全力、実行は合図待ちです」と伝えると通りやすいです。
例外としての事前着手承認制度の正しい使い方とリスク
制度や公募回によっては、事前の着手を認める考え方が議論になります。ただし、申請や手続きが必要で、万能の逃げ道ではありません。
ここは反論が多い章です。早く動きたい気持ちは分かりますが、例外を狙うほど手続き難度も上がります。迷うなら、まず事務局に必要書類と条件を確認し、許可が出るまで発注しないのが安全でしょう。
もし「やってしまった」ら：被害を最小限に抑える止血の手順
交付決定前に発注や支払いをしてしまっても、慌てて隠すのは逆効果です。まず事実を整理し、どの証拠が残ったかを確定させます。その上で事務局や支援者に相談し、対象外範囲の見立てと次の打ち手を決めます。
まず確認すべき3点（何を、いつ、いくら、どんな証拠が残ったか）
確認項目はシンプルです。
- 何をしたか：発注、契約、支払い、広告開始、ログインなど
- いつしたか：日付と時刻、交付決定通知との前後
- いくら動いたか：金額、補助対象経費の内訳
そして証拠は、メール、振込控、請求書、領収書、管理画面の履歴です。ここを先に固めると落ち着きます。
絶対にやってはいけない隠蔽工作（補助金停止・返還のリスク）
日付の書き換えやバックデートは論外です。短期的にごまかせそうでも、整合チェックで矛盾が出やすく、信頼が崩れます。
「業者がそうしてくれると言った」というケースもありますが、申請者のリスクは消えません。ここはグッと堪え、正直に相談して最小損失の道を選びましょう。
事務局・支援者への正しい相談の仕方の型
相談では感情より時系列が重要です。次の型で伝えると早いです。
- 交付申請の状況と、交付決定通知の有無
- 行為の内容と日付、金額、対象経費の区分
- 残っている証拠の種類
- これからの事業計画への影響
「このケースは対象外になる可能性を理解しています。最小限の修正で完走したいです」と添えると建設的になります。
実務チェックリスト：交付決定後に「安全に発注」する最短手順
交付決定前後の判断でつまずく原因の多くは、「これは発注に当たらないはず」という思い込み（誤解）から始まります。
👉 補助金のよくある誤解Q&A20
交付決定通知が届いたら、次はスピード勝負です。ただし順番を崩すと実績報告で詰みます。発注、納品、検収、支払い、証憑整理の流れをテンプレ化し、広告やWebも開始証拠を残しておきます。これが1円も損しない活用法です。
発注〜納品〜支払いまでの黄金の順番テンプレ
おすすめの順番は次です。
- 交付決定通知の確認
- 契約書締結、発注書送付
- 納品、検収、成果物の確認
- 請求書受領
- 振込または決済
- 領収書や振込控の保管
この順番を社内ルールにすると、担当が替わっても事故が減ります。
実績報告で泣かないための証憑フォルダ作成術
フォルダは経費区分ごとに分け、日付順に並べます。たとえば設備、外注、広告、ITなどです。
保存する書類は、契約書、発注書、請求書、領収書、振込控、納品書、検収記録、写真です。最初に型を作ると、後半の手続きがスッと進みます。
広告・Web施策の開始証拠を残すキャプチャ保存の鉄則
広告は配信開始の画面、Webは公開日が分かる状態を保存します。取得方法は管理画面のスクリーンショット、計算式は不要ですが、結果として開始日が明確になります。
「保存が面倒」という反論もありますが、実績報告の差し戻し回避には効きます。サクッと保存する習慣が安心に変わります。
よくある質問（FAQ）：判断に迷う境界線への回答
境界は細かいほど迷います。ここではよくある質問に短く答え、判断の軸を固定します。迷ったら、交付決定前は実行しない、証拠が残る行為は避ける、という原則へ戻るのが安全です。
見積を取るのは交付決定前でもOKですか
多くのケースで必要な準備です。ただし発注確定の文言を避け、検討中として残します。
仮予約や枠確保はOKですか
条件次第でグレーです。料金発生や意思表示が強い場合は危険なので、事務局確認が無難です。
広告は設定だけならOKですか
自動で配信開始する事故が多いので、交付決定後まで触らないのが安全です。
クレカは引き落とし日ですか、決済日ですか
決済日が焦点になるケースがあります。決済記録が残る行為は交付決定後に統一します。
交付決定通知のメール時刻は関係しますか
日付の整合の一部になります。通知の保存と、実施開始の記録をそろえると安心です。
まとめ：交付決定通知が届くまでが「本当の正念場」です
交付決定前の発注、契約、支払い、広告開始は原則NGです。焦るほど事故が増えるので、準備行為へ切り替えるのが賢い選択になります。未来の自社を前に進めるために、今は安全な手続きで一歩ずつ整えましょう。大丈夫です。
