【保存版】補助金「交付決定前」の発注はなぜ危険？順番ミスで失敗する典型例と正しい進め方チェックリスト

採択の通知を見た瞬間、よし進めようと動きたくなります。ですが補助金は、採択と交付決定が別物です。交付決定前に発注や契約、支払まで進むと、経費が補助対象外になり得ます。焦りや納期の圧力があるほど、順番ミスが起きます。

この記事は、交付決定前にやってはいけない行為の境界線、正しい順番と日付の整え方、どうしても急ぐ場合の事前着手、そして万一やってしまった時のリカバリーまでをまとめます。

なぜ交付決定前の発注はNGなのか？補助事業期間という「聖域」のルール

補助金は税金を原資とするため、補助対象は補助事業期間の内側に厳格に閉じ込められます。交付決定前の発注や契約、支払はこの枠の外に出やすく、内容が正しくても対象外と判断され得ます。まずはルールの土台を短時間で掴みましょう。

「採択」と「交付決定」の決定的な違い

事実として、採択は審査に通った状態ですが、投資を開始してよい許可とは限りません。一般感覚では内定に近く、行政手続き上は交付申請を経て交付決定で初めて許可が確定します。ここを取り違えると、合格発表の勢いで電話発注してしまうのです。

1円、1日のズレも許されない「税金ルール」の厳しさ

一般的見解として、補助金は日付の整合性が最重要です。契約日が交付決定の前日、着手金が交付決定前に一部入金、そんな小さなズレが連鎖し、取引全体が疑われます。ふとした前倒しが、補助金ゼロの引き金になります。

【実録】「採択されたのに補助金0円」を招く典型的な失敗パターン7選

結論として、失敗は能力不足ではなく状況の圧力で起きます。納期や値上げ、取引先の急かし、社内稟議の遅れが重なると、発注と契約と支払の順番が崩れます。ここでは典型例を追体験し、同じ穴を避ける感覚を作ります。

ケース1：採択通知当日に「電話発注」してしまった2代目社長

採択の通知を見て、その日のうちにメーカーへ電話。口頭で正式にお願いしますと言った時点で、発注の意思表示が成立したと見なされるリスクがあります。注文書がなくても、通話記録やメールの流れが証拠として残ることもあります。

ケース2：業者の「納期が厳しい」という急かしに屈したIT導入

ベンダーが、補助金は通るから先に契約書だけ作りましょうと提案。契約書の作成日や締結日が交付決定前だと、経費が対象外になる可能性が高まります。相手が支援者のように見えても、ルール理解は別問題です。

ケース3：事務所契約が「前日」になっていた創業助成金

自治体の助成金でも、交付決定日を起点に事業期間を区切る運用が多いです。交付決定の前日に賃貸契約を結ぶと、敷金礼金や家賃が期間外として一切認められないケースがあります。たった一日が資金繰りを揺らします。

ケース4：「事前着手届」を提出しただけでOKと勘違い

事前着手は救済策に見えますが、提出しただけで免罪符になるとは限りません。受理と承認は別で、承認通知前に工事を開始すると不承認になり得ます。ネット情報だけで突っ走ると、ズドンと落とし穴にはまります。

ケース5：善意の「前払い金（着手金）」がすべてを台無しに

交付決定後に発注したつもりでも、経理が気を利かせて着手金を先に振り込む。すると支払が交付決定前に発生し、関連経費が対象外になる恐れが出ます。部分的な前払いでも、全体が疑われる連鎖リスクがあります。

ケース6：見積書の「作成日」だけで癒着を疑われたケース

発注は交付決定後でも、見積書の作成日が採択より前で有効期限も切れている。すると事務局から、採択前から業者が決まっていたのではと追及される場合があります。取得方法としては見積を取り直し、比較根拠も整えます。

ケース7：支援者の「大丈夫ですよ」という誤助言を信じた末路

支援者が採択されたら動いていいと誤助言し、先行発注で損害が発生。事実として、最終責任は申請者側に残りやすいです。反論として、支援者のせいだと言いたくなりますが、制度は日付で切ります。相談先選びも重要です。

どこからが「発注」？迷いやすい境界線のQ&A

ここでの要点は、形式より実態です。注文書がなくても、相手を拘束する意思表示や、取消不能な合意があれば発注や契約と評価されることがあります。迷う場面ほど、やってよい準備行為と、やると危険な実施行為を切り分けます。

メールや口頭での「お願いします」は発注扱いになる？

一般的に、発注の成立は書面の有無だけで決まりません。メールでお願いします、了解ですと合意した履歴が残れば、意思表示の証拠になります。安全策として、交付決定前は発注確定の文言を避け、見積依頼や仕様確認に留めます。

見積依頼や「仮予約」は交付決定前でもOK？

見積取得や相見積は準備として必要です。ただし仮予約が在庫確保やキャンセル不可の拘束を伴う場合、実質的な発注と見なされ得ます。判断が難しいときは、事務局へメールで確認し、回答を保存するのが最も堅いです。

クレジットカード払いの「支払日」は決済日か引落日か？

カードは論点が複雑です。決済日を支払日と扱う運用もあれば、引落日を重視することもあります。計算式で言うなら、支払日イコール補助事業期間内に確定した日です。必ず制度の手続きに沿って事務局確認を入れましょう。

安全な進め方：交付決定を起点とした「正しい順番と日付」

交付決定前の発注で失敗するケースの多くは、「どこまでOKか」を誤解したまま動いてしまうことが原因です。
👉 補助金のよくある誤解Q&A20

最も強い結論はこれです。交付決定日を起点に、発注と契約と支払と納品の順番を一本の時系列に並べ、証憑の日付が矛盾しない状態を作ります。忙しい中小企業ほど、型を作ると事故が減ります。

理想的なフロー：交付決定 → 発注 → 納品 → 支払

事実として、多くの経産省系補助金は交付決定後に発注や契約を行い、事業期間内に納品と検収、支払を完了させます。必要書類は注文書や請書、納品書、請求書、振込明細などです。日付は交付決定以降に揃えます。

見積書・相見積の取り直しが必要なケース

採択から交付決定までに時間が空き、見積の有効期限が切れることがあります。その場合は取得方法として再見積を取り、比較の計算式として価格や仕様の差を説明し、結果として適正性を示します。内容変更が大きいときは計画変更の確認も必要です。

社内の事故を防ぐ「発注権限者」との情報共有ルール

実のところ、事故の多くは現場が先に動くことから始まります。発注権限者へ交付決定前は発注不可のルールを共有し、補助金担当が最終確認する運用にします。さらに、取引先の急かしがあれば、担当者が盾になって待ってもらいます。

どうしても急ぎたい時の救済策「事前着手承認制度」の正しい使い方

どうしても開始を急ぐケースがあります。そのときは事前着手という例外の有無を、公募要領で確認します。重要なのは、提出と受理と承認を混同しないことです。承認通知が届くまで動かない、この一点が未来の損失を防ぎます。

事前着手が「使える補助金」と「使えない補助金」

補助金ごとに特例の設計は異なります。例えば公募で事前着手の枠が示される場合もあれば、原則として認めない制度もあります。確認箇所は、公募要領の事前着手、補助事業期間、対象経費の起点です。分からなければ事務局に確認します。

受理と承認は別物：「承認通知」が届くまでは動かない

提出しただけで安心すると危険です。受理は書類を受け取った状態で、承認は開始を許す判断です。反論として、工事が間に合わないと言いたくなりますが、それでも承認前の着手は不承認リスクが残ります。まず承認通知を待ちましょう。

取引先やベンダーに「待ってもらう」ための伝え方テンプレ

口頭なら、補助金のルール上、交付決定前に契約や発注ができません、決定後に正式発注しますと伝えます。メールなら、交付決定日以降で日程調整したい、仮押さえの条件を文書で教えてほしい、と依頼します。角を立てずに現実を動かせます。

万が一「やってしまった」時のリカバリー手順

やってしまった人を置き去りにしません。まずは日付と証拠を棚卸しし、何が交付決定前に発生したのかを切り分けます。焦って追加の支払をすると傷が広がります。静かに状況を見える化し、事務局へ確認して次の手を決めましょう。

日付と証拠の棚卸し：損失を最小化する切り分け

取得方法として、見積、注文、契約、納品、請求、支払の順に日付を並べます。計算式は、交付決定日より前の取引を対象外として分離することです。結果として、他の経費を守れる可能性が残ります。証拠はメール、契約書、振込明細を集めます。

事務局に確認すべき3つのポイント（メールテンプレ付）

確認項目は三つです。発注と見なされる行為の範囲、支払日の扱い、救済手続きの有無。メール文は、交付決定日、行為の日付、行為の内容、該当経費、今後の対応方針の確認、を簡潔に書きます。回答は保存し、社内共有します。

【社内共有用】事故を防ぐ「発注前チェックリスト10」

最後に、社内でそのまま使えるチェックリストを置きます。補助金担当だけが知っていても事故は止まりません。現場、経理、経営者が同じ基準で確認できる形にすると、交付決定前のうっかり発注を潰せます。コピーして使ってください。

• 交付決定通知書が手元にある
• 事業期間をカレンダーに記入した
• 発注日と契約日が交付決定日以降
• 見積書の有効期限が切れていない
• 相見積の根拠が揃っている
• 着手金などの先行支払がない
• 支払方法の論点を事務局に確認した
• 納品と検収の証明方法を決めた
• 証憑の保管場所を決めた
• 不明点はメールで確認し回答を保存した

結論：補助金は「待てる人」だけが手にできるご褒美です

ここまでの結論は、交付決定前に動かないこと、動くなら例外を正式に確認することです。いま焦りがあるほど、順番と日付の整備が未来の安心になります。迷ったら事務局へ確認しましょう。あなたの補助事業が、確実に補助へつながるように進めていきませんか。